ניהול מסמכים-חסכון בעלויות


 

 

מעבר מתיוק ואחסון מסמכים ידני לשימוש בארכיון דיגיטאלי ובתוכנת ניהול מסמכים זהו צעד חסכוני לכל הדעות; אך באיזה חסכון מדובר?

 

השימוש בתוכנת ניהול מסמכים הוא צעד ניהולי חכם בדרך להקטנת הוצאות תפעוליות שונות, כאשר החיסכון המצטבר משמעותי ביותר לחברה.

נחלק את החיסכון המתקבל על ידי שימוש במערכות ניהול מסמכים לשני תחומים: חיסכון מדיד (חיסכון שניתן לכמת בקלות) וחיסכון משוער .

 

חיסכון מדיד:

הוצאות שטח אחסון: שימוש בארכיון דיגיטאלי משחרר משרדים וארגונים מהצורך בשמירת ניירת פיזית מאחר והוא מאפשר המרת הניירת לקבצים דיגיטליים המאוחסנים בתוך מחשב. עלויות האחסון הנחסכות כוללות את עלויות הגניזה בארכיונים חיצוניים/מקומות אחסון, במידה ומשתמשים בכאלה. צמצום השטח המשרדי בו מצויים המסמכים, כמו כן קטנה ההוצאה על ניקיון ותחזוקה.

עלויות ציוד: קלסרים, מהדקים, מחוררים, חוצצים, ארונות, ניירות לשכפולים, בכל אלה (לפחות ברובם) לא יהיה צורך יותר. מערכות לניהול מסמכים רבות מגיעות עם אפשרויות חתימה דיגיטלית, הוספת הערות למסמכים מתויקים וכדומה כך גם שעלות כלי הכתיבה מצטמצמת. גם הפסולת מצטמצמת בעקבות הפחתת השימוש בציוד המתכלה מה שמביא לחסכון בהוצאות הכרוכות בכך.

עלויות שליחת מסמכים בדואר: חלק מתוכנות ניהול המסמכים מאפשרות שליחת המסמכים במייל. דוגמא מובהקת לחיסכון בעלויות הוא מודול חשבוניות במייל המאפשר שליחת חשבונית נאמנה למקור ללקוח לאחר שנחתמה באמצעות חתימה דיגיטאליתהחיסכון מתבטא בעלויות הכרוכות בהפקה ושליחת החשבונית (נייר, הדפסה, מעטפות, בולים, כח אדם). מערכות המאפשרות שליחה אוטומטית של החשבוניות מתוך מערכת הERP ביחד עם תעודות המשלוח החתומות מונעות בקשות של הלקוחות לשליחת תעודות משלוח של אותה חשבונית בנפרד ושוב נחסכת עלות משלוח נוספת (כמו כן כח אדם למענה טלפוני וטיפול בלקוחות). בדיקות שונות שנעשו מצאו כי עלות חודשית מגולמת של שליחת חשבונית (אחת) ללקוח בדואר הינה כ- 4.00 ₪ בממוצע והחיסכון בפתרון של שליחת החשבונית במייל הוא כ 95% מעלות זו.

 

חיסכון משוער:

בחיסכון משוער אנו מכוונים לאספקטים השונים של צמצום עלויות, כאשר חישוב החיסכון הנובע מהם מורכב יותר ומשתנה ממקום למקום עם זאת כשמחברים את כל מרכיבי החיסכון הללו יחד, ביחד עם הישנותם, מקבלים הוצאות תפעול משמעותיות ביותר.

תחומים הנכללים כאן הם בלאי, הוצאות תקשורת, כוח אדם, זמן עבודה, יעילות עובדים, חשמל.

כדי להמחיש את הדברים ניתן מקרה בוחן לדוגמה: שליפת מסמך לצורך העברתו לגורם אחר בחברה (חוזה/חשבונית/אישור כלשהו וכדו').

בתוכנה לניהול מסמכים כל שיש לעשות הוא להקיש מילת זיהוי כלשהי (שם לקוח, מס חשבונית, תאריך וכו') ולקבל את המסמך מוכן להעברה לגורם היעד (WEB, מייל, ERP או תוכנת ניהול המסמכים עצמה).

כאשר המסמך מאורכב בארכיון פיסי: עובד החברה קם ממקומו וניגש לארכיון (זמן עבודה/כח אדם), פותח את האור בארכיב (חשמל), מתחיל בחיפוש המסמך (זמן עבודה/כח אדם),

מוצא את התיק/קלסר, שולף את המסמך ולוקח אותו לגורם היעד (זמן עבודה/כח אדם), לפעמים ניוד מסמכים פנים אירגוניים דורש כח אדם נוסף.

אם שולף המסמך יצלם אותו (עלויות צילם/דפים) יוכל להשאיר אותו אצל גורם היעד, אם לא יעשה זאת או שנדרש מקור ייאלצו לתייק את המסמך בחזרה בסיום השימוש.

אם במהלך הזמן התבלה המסמך ולא ניתן לשימוש זה עלול להיות מלווה בשרות לקוחות לקוי (הוצאות תקשורת), איבוד לקוחות או זיכוי (הוצאה או איבוד הכנסה).

כמובן שישנם משתנים שונים בין ארגון לארגון אך הרעיון זהה.

ניתן אפילו להיות קטנוני עד אבסורד ולהכיל גם את בזבוז הזמן שעולה ביחס ישר למרחק בו נמצא הארכיב ממקום מושבו של עובד החברה (הפרעות חיצוניות, פגישות עם אנשים במסדרונות, שיחות פרטיות ועוד).

אבדן מסמכים באופן כללי (אבדה, תיוק שגוי, בלאי, שריפה, הצפה) גורם לבזבוז זמן יקר ומשאבים מיותרים. תיוק ידני בפרט מועד לטעויות רבות כך שמקרים של תיוק שגוי נפוצים יותר (שכיח כשמישהו שולף מסמך ומחזיר למקום לא נכון) .

 

לסיכום ארכיון דיגיטאלי באמצעות תוכנת ניהול מסמכים הוא חסכוני יותר (גם בכסף וגם במקום), חכם יותר, מדויק יותר, מאובק פחות והרבה יותר ירוק.

מאמרים נוספים