הכנת המסמכים לסריקה


כאשר מכינים את המסמכים לסריקה חשוב לזכור שהאנשים שיסרקו אותם אינם מכירים את החומר. לכן, חשוב להעביר את החומר באופן מסודר ועם הנחיות ברורות לגבי סדר הסריקה או שמות הקבצים.

לפניכם צעדים פשוטים להכנת מסמכים נכונה, שתוכל להבטיח סריקה וקידוד מדויקים:

  1. בדקו כי כל המסמכים והעמודים שבתוכם מאורגנים בסדר שבו תרצו שהם יסרקו.
  2. ודאו כי כל ההערות הכתובות בכתב-יד ברורות וקריאות, או השתמשו בתוויות מודפסות.
  3. כל המהדקים, הסיכות וכד' יוסרו למען הסריקה. דפי הפרדה, פתקים וכותרות יסרקו וימוקמו בין מסמך למסמך (המכיל קבוצת דפים) וכך הם גם יוחזרו לכם.
  4. אם מסמכים מסוימים נדרשים להיות ממוקמים במספר מקומות, חשוב לציין זאת ע"י הוספת כותרת ברורה ומילות מפתח לחיפוש. הערות מודפסות יהיו קריאות ונגישות יותר מהערות הרשומות בכתב-יד.
  5. מספרו כל ארגז באופן ברור והעבירו רשימה מודפסת של כל המסמכים מאוחסנים בארגז. שימרו לכם רישום של כל המסמכים שנשלחו לסריקה בכדי שתוכלו לבדוק אילו מסמכים חזרו. רשימות אלה גם עוזרות לאתר מסמכים במקרה שתהיו זקוקים להם במשך הזמן שהם נמצאים בסריקה.
  6. כאשר סורקים כמות גדולה של חומר, מתייחסים לכל ארגז כיחידה, וזאת מסיבות של בקרת איכות. לכן, כדאי לאסוף לתוך כל ארגז מסמכים דומים או קשורים.

 

כך תוכלו להבטיח כי הקבצים האלקטרוניים שיחזרו אליכם יהיו מאורגנים באופן המדויק ביותר.

מאמרים נוספים