10 שלבים לפרויקט מוצלח


שלב 1: הגדרת הדרישות לפרויקט

בשלב זה, מוגדרות דרישות הפרויקט של הארגון. דרישות אלה הופכות לבסיס של הפתרון שאנחנו "נתפור" עבור הארגון.

 

שלב 2: קבלת המסמכים

אנחנו מקבלים את תיקי המסמכים ומבצעים "ספירת מלאי" של המסמכים על מנת למפות ולסמן את החומר. תהליך זה מאפשר לנו להשיב במהרה כל חומר שעשוי להידרש להתנהלות השוטפת של הארגון. מטרתנו היא לתת מענה לצורך בגישה מיידית לכל חומר שנמצא באופן זמני תחת השגחתנו ובכך למזער את השפעת הפרויקט על התנהלות הארגון.

 

שלב 3: הכנת המסמכים ובקרת האיכות

בשלב זה, אנחנו מכינים את המסמכים לסריקה, תוך שמירה על הסדר הקיים של התיקיות וביצוע הכנה שתאפשר סריקה אופטימאלית של כל החומר. הכנת המסמכים מתבצעת באופן יסודי, על מנת להבטיח כי כל דרישות הפרויקט נענות.

 

שלב 4: קביעת מערך פרויקט והליכי בקרת איכות

בשלב זה, אנחנו "תופרים" מערך דרישות טכניות לפרויקט, המבוסס על הדרישות המוגדרות מראש. דרישות אלה מגדירות את תהליכי העבודה ובקרת האיכות התואמים את צרכי הארגון. יצירת מערך פרויקט מתבצעת באופן קפדני ביותר מתוך החיוניות שלה בהבטחת הרמה הגבוהה ביותר של דיוק.

 

שלב 5: סריקת המסמכים ובקרת איכות

בשלב זה, נסרקים הקבצים במכשירי סריקה ייעודיים ובטכנולוגיה מתקדמת, אשר תפקידם להבטיח תוצאת סריקה איכותית ומדויקת ככל האפשר. צוות הסריקה מתמקד בדרישות פרויקט בסיסיות (כגון הגדרות איכות התמונה, הגדרת פורמט, גודל ועובי הנייר) ודרישות מוגדרות (כגון סריקה מיוחדת של פתקים והערות, דפים דו-צדדיים ומסמכים צבעוניים). בתהליך הסריקה, נצפים המסמכים במסך המחשב. בכך מתאפשרת ביקורת יסודית של הסריקה בכדי להבטיח כי כל דרישות האיכות נענות ומתבצעות.

 

שלב 6: שירותים שלאחר הסריקה

בשלב זה, מומרים המסמכים הסרוקים לפורמט הרצוי ועוברים תהליך עפ"י הגדרות הפרויקט- בקרת איכות ממוחשבת, OCR אשר יכול לאפשר חיפוש קבצים לפי מילה. OCR היא טכנולוגיה המאפשרת לזהות כל אות ובכך "לקרוא" את הכתוב במסמך.

 

שלב 7: נתינת שם וקידוד לקבצים

בשלב זה, לכל קובץ ניתן שם וקוד על מנת לאפשר חיפוש. במידה ונעשה OCR, יוכל להתבצע בקבצים חיפוש לפי מילה.

 

שלב 8: ניהול המידע ושילובו

בשלב זה, הקבצים הדיגיטאליים והשדות המקודדים משולבים במאגר המידע. את הקבצים ניתן למצוא בעזרת מנוע חיפוש. הקבצים ניתנים לצריבה על גבי תקליטור, לצפייה במחשב ובDVD- , לעיון בשרת ובמערכת ניהול הנתונים של הארגון.

 

שלב 9: הפרויקט ניתן לשליחה ובקרת איכות

בשלב זה, הקבצים הדיגיטאליים של הארגון מאוחסנים על מדיה / נשלחים / מאוחסנים ודו"ח פרויקט נשלח ללקוח. לכל אורך התהליך נעשית בדיקת איכות קפדנית. אנו מתגאים ביכולת לספק את התוצאות הטובות ביותר במסגרת הזמן הנדרש.

 

שלב 10: הפרויקט נשלח והמסמכים מוחזרים או נשלחים למחזור

בשלב זה, הקבצים הדיגיטאליים נשלחים והמסמכים המקוריים נשלחים בחזרה או נשלחים למחזור.

מאמרים נוספים