למה לסרוק?


כיום, יותר ויותר חברות ממירות את ארכיוני הניירת ותיקי המסמכים, אשר נערמים במשרדים ובמחסנים, למדיה דיגיטאלית. ה"משרד ללא ניירת" הופך מאופציה נוחה וחסכונית לסטנדרט חדש המחייב כל ארגון אשר רוצה לשמור על תדמיתו ועל רמת שירות גבוהה. לעתים, עצם המחשבה על סריקת ארכיון הניירת יכולה להיות מרתיעה, ולהידחק לתחתית הרשימה בסדר העדיפויות.


אז למה בעצם לסרוק את המסמכים?

על מנת להבין את כדאיות הסריקה, שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:

  • באיזו תכיפות ישנו צורך להוציא מסמכים ולהשתמש בהם?
  • היכן מאוחסנים המסמכים?
  • מהי עלות האחסון הנוכחי?
  • לכמה זמן על החברה לאחסן את המסמכים?

 

מאמר זה מסביר בקצרה את השפעתו של כל אחד מהמשתנים הללו ועשוי לסייע לכם להחליט האם זה כדאי ורווחי עבורכם לסרוק את הארכיון שלכם.

 

תכיפות שליפת המידע

מאמר זה מסביר בקצרה את השפעתו של כל אחד מהמשתנים הללו ועשוי לסייע לכם להחליט האם זה כדאי ורווחי עבורכם לסרוק את הארכיון שלכם.

ארגונים אשר ביצעו את המעבר ל"משרד ללא ניירת" יוכלו להעיד, עד כמה יעילים הם נעשו. אם יש לכם צורך יומיומי בשליפת תיקיות ומסמכים, יוכלו היתרונות הברורים שבעלייה ברמת היעילות והיכולת להחזיק שירות לקוחות מהיר ומוצלח יותר, לממן בפני עצמן את סריקת המסמכים.

 

עלות האחסון הנוכחי

יתרון נוסף של סריקת המסמכים הוא החיסכון בשטח אחסון. ארגונים רבים מחליטים לסרוק את הארכיון מתוך הצורך בשטח האחסון.

אם אתם מאחסנים את המסמכים במתקני אחסון חיצוניים, עלות האחסון לאורך השנים תעלה בוודאי על עלות סריקתם. אם אתם מאחסנים את המסמכים במשרד, בו התשלום עבור כל מטר רבוע הוא הגבוה ביותר, סריקת המסמכים תהיה בפירוש זולה יותר.

אחסון במרתפים ומחסנים יכולים להיות זולים וכדאיים, במיוחד כאשר אין צורך במסמכים לעתים תכופות. אולם, האם יהיו המסמכים במצב תקין במידה ותזדקקו למידע בעוד 10 שנים?

 

מיקום המידע לעומת מיקום שליפת המידע

כאשר הארגון ממוקם בנפרד ממיקום המידע, או כאשר המידע ממוקם במספר אתרים שונים, איתור המסמכים יכול להפוך למשימה קשה. המרת המסמכים לארכיון אלקטרוני משמעו גישה מיידית לכל קובץ, מכל מקום (אפילו מהבית). משמעות הדבר חיסכון של זמן ומשאבים במציאת תיקים אבודים או תיוק מחדש.

 

במקרה של אסון

סריקת הארכיון היא ביטוח האסונות הטוב ביותר, פשוט על ידי גיבוי הנתונים ושמירתם באתר אחר. גורם זה עשוי אף להפחית את עלויות הביטוח.

מאמרים נוספים